Hoe declareer je zakelijke kilometers?

Zo regel je het

1. Zoek uit wat je werkgever vergoedt. De € 0,25 is een fiscaal maximum, geen recht. Wat je krijgt staat in je contract, je cao of de reiskostenregeling. Vaak is woon-werk een vaste vergoeding per maand en gaan losse zakelijke ritten via een declaratie.
2. Leg je ritten vast en deel ze in als zakelijk, woon-werk of privé.
3. Declareer per maand, of zoals je werkgever het wil: het aantal zakelijke kilometers, met het ritoverzicht als bijlage.
4. Je werkgever betaalt het uit met je salaris. Tot € 0,25 per kilometer gaat er geen belasting af. Betaalt hij meer, dan is het deel daarboven gewoon loon.

Let hierop

• Parkeren, tol en veerponten zitten al in die € 0,25. Vergoedt je werkgever ze er los bovenop, dan is dat belast loon, tenzij hij het in zijn vrije ruimte onderbrengt.
• Krijg je niets, of minder dan € 0,25? Dan kun je het verschil niet aftrekken in je aangifte. Reisaftrek bestaat alleen voor het openbaar vervoer. Onderhandelen kan wel, en met een ritoverzicht weet je precies om hoeveel kilometers het gaat.
• Privélease is een eigen auto. Je sluit hem zelf af, dus voor de fiscus is het geen auto van de zaak.

Meer hierover

• Kilometervergoeding 2026
• Telt woon-werkverkeer mee?

Zo regel je het

1. De kosten zijn voor je werkgever. Brandstof gaat via de tankpas, onderhoud via de leasemaatschappij. Kilometers declareren hoeft dus niet.
2. Standaard betaal je bijtelling. Je werkgever telt een deel van de cataloguswaarde bij je loon op en houdt daar loonheffing over in. Dat zie je op je loonstrook.
3. Rijd je minder dan 500 kilometer privé per jaar? Vraag dan de Verklaring geen privégebruik auto aan bij de Belastingdienst, online met DigiD. Je werkgever houdt dan geen bijtelling meer in.
4. Houd het hele jaar een sluitende rittenregistratie bij. Met die verklaring ligt de bewijslast bij jou. Kun je het bij een controle niet aantonen, dan volgt een naheffing over het hele jaar, en vaak een boete.

Let hierop

• Woon-werk telt niet als privé voor de bijtelling. De rit naar je vaste werkplek is dus veilig.
• Een omweg is wel privé. Even langs de supermarkt of de sportschool op de terugweg: dat zijn precies de kilometers die je over de grens duwen.
• 500 is een harde grens. Bij 501 kilometer geldt de bijtelling over het hele jaar, niet naar rato. Ga je eroverheen, trek de verklaring dan in.
• Betaal je een eigen bijdrage voor privégebruik, dan gaat die van de bijtelling af.

Meer hierover

• De 500-kilometergrens uitgelegd
• Wat moet er in een sluitende rittenregistratie?

Zo regel je het

1. Leg alle ritten vast, ook de privéritten. Zonder die ritten sluiten je tellerstanden niet op elkaar aan.
2. Tel aan het eind van de periode je zakelijke kilometers op. Woon-werk, bijvoorbeeld naar je vaste werkplek, telt voor de inkomstenbelasting als zakelijk.
3. Maak één memoriaalboeking: zakelijke kilometers × € 0,25, op de kostenrekening voor auto- of reiskosten, tegenover je privérekening (een privéstorting). Er gaat geen geld over en weer; je legt vast dat de zaak jouw auto heeft gebruikt. Hang het rapport als bijlage aan de boeking.
4. In je aangifte inkomstenbelasting hoef je daarna niets apart te doen: de kosten zitten al in je winst.

Let hierop

• Parkeren, tol en veerponten trek je niet apart af. Die zitten volgens de Belastingdienst al in de € 0,25, net als brandstof en verzekering.
• Btw mag je wel aftrekken over de kosten van je auto, zoals brandstof en onderhoud, voor het zakelijke deel. Voor de btw is woon-werk privé. De verhouding toon je aan met je kilometeradministratie. Zonder die administratie trek je alle btw af en geef je aan het eind van het jaar 1,5 procent van de cataloguswaarde op als te betalen btw.
• Kilometers doorbelasten aan een klant is omzet, met btw. Dat staat los van je eigen aftrek: je mag allebei doen.

Meer hierover

• Zakelijk rijden in je eigen auto
• Kilometers boeken in Moneybird
• Rittenregistratie voor zzp'ers

Zo regel je het

1. Boek alle autokosten zoals ze binnenkomen: brandstof, onderhoud, verzekering, wegenbelasting, afschrijving, parkeren en tol. De btw trek je het hele jaar af.
2. Tel aan het eind van het jaar de bijtelling op bij je winst, in je aangifte inkomstenbelasting. Meestal is dat 22 procent van de cataloguswaarde, maar nooit meer dan wat de auto je dat jaar aan kosten heeft gekost.
3. Rijd je aantoonbaar minder dan 500 kilometer privé? Dan laat je de bijtelling weg. Als ondernemer vraag je daar geen verklaring voor aan; je rittenregistratie is je bewijs.
4. Doe in je laatste btw-aangifte van het jaar de correctie voor privégebruik. Met een sluitende kilometeradministratie reken je met je werkelijke privékilometers. Zonder die administratie betaal je 2,7 procent van de cataloguswaarde, of 1,5 procent vanaf het vijfde jaar na het jaar waarin je de auto in gebruik nam.

Let hierop

• Woon-werk is zakelijk voor de bijtelling, maar privé voor de btw. Houd het dus apart bij, dan kun je beide berekeningen maken.
• Ook boven de 500 kilometer loont bijhouden. Rijd je weinig privé, dan is de btw-correctie op werkelijk gebruik vaak een stuk lager dan het forfait.
• 500 is een harde grens. Bij 501 kilometer geldt de bijtelling over het hele jaar.

Meer hierover

• Auto van de zaak: bijtelling en btw
• De 500-kilometergrens uitgelegd

Zo regel je het

1. Als dga ben je in loondienst van je eigen bv. Je bv mag je dus, net als elke werkgever, tot € 0,25 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. Woon-werk hoort daarbij.
2. Leg je ritten vast en maak per maand of per kwartaal een ritoverzicht.
3. Dien een declaratie in bij je bv: zakelijke kilometers × € 0,25, met het ritoverzicht als bijlage.
4. De bv betaalt het uit naar je privérekening en boekt het als reiskosten. Voor de bv is het een aftrekbare kostenpost, voor jou is het onbelast.

Let hierop

• Meer dan € 0,25 is loon. Ook als het je eigen bv is.
• Parkeren en tol kan de bv niet onbelast bovenop de € 0,25 vergoeden, tenzij in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
• Tankbonnen horen dan niet in de bv. De kosten van je auto zitten al in de € 0,25; ze ook nog als bv-kosten boeken is dubbel.
• Eigen auto of auto van de bv? Bij een goedkope of oudere auto is de vergoeding vaak voordeliger. Bij een dure auto die je veel zakelijk rijdt kan de bv-auto beter uitpakken. Reken het voor jouw situatie door met je boekhouder.

Meer hierover

• Kilometervergoeding 2026
• Kilometers declareren bij je bv in Moneybird
• Wat moet er in een sluitende rittenregistratie?

Zo regel je het

1. De bv draagt alle kosten van de auto en trekt ze af, inclusief de btw. Jij declareert geen kilometers.
2. Standaard verwerkt de bv een bijtelling op je loonstrook: meestal 22 procent van de cataloguswaarde per jaar, verdeeld over de maanden.
3. Rijd je minder dan 500 kilometer privé? Vraag dan zelf de Verklaring geen privégebruik auto aan bij de Belastingdienst; ook als dga kan dat gewoon. Je bv houdt dan geen bijtelling meer in.
4. Laat de bv in de laatste btw-aangifte van het jaar corrigeren voor privégebruik. Met een sluitende kilometeradministratie op je werkelijke privékilometers, anders 2,7 procent van de cataloguswaarde.

Let hierop

• De bewijslast ligt bij jou. Kun je bij een controle de 500 kilometer niet aantonen, dan volgt een naheffing over het hele jaar, met boete. Als dga zit je dan aan beide kanten van de tafel.
• Woon-werk is zakelijk voor de bijtelling, maar privé voor de btw.
• Ga je toch over de 500? Trek de verklaring dan in, met hetzelfde online formulier waarmee je hem aanvroeg.

Meer hierover

• De 500-kilometergrens uitgelegd
• Auto van de zaak: bijtelling en btw