Hoe declareer je kilometers in Moneybird?

Bijgewerkt op 23 september 2026

Moneybird heeft geen rittenregistratie. Zo boek je je zakelijke kilometers toch goed: € 0,25 per km als bon, voor je eenmanszaak of je bv, stap voor stap.

Moneybird heeft geen rittenregistratie; dat zegt Moneybird er zelf ook bij. Je ritten houd je dus ergens anders bij, en in Moneybird boek je alleen het totaal. Zo hoort het ook: de rittenregistratie is je onderbouwing, de boeking is één regel per maand, kwartaal of jaar.

Hieronder staat hoe je dat doet voor een eenmanszaak of vof en voor een bv, in de manier die Moneybird zelf aanraadt: met een bon.

Voor wie deze uitleg is

Deze uitleg gaat over zakelijke kilometers in een auto die privé van jou is. Dan reken je € 0,25 per zakelijke kilometer, woon-werk inbegrepen, en dat bedrag zet je in Moneybird.

• Werknemer? Dan declareer je bij je werkgever, niet in je eigen boekhouding.
• Auto van de zaak? Dan boek je gewoon de echte kosten, zoals brandstof en onderhoud, en declareer je geen kilometers. Je rittenregistratie heb je dan nodig voor de bijtelling en de btw-correctie.

Twijfel je welke situatie de jouwe is, kijk dan eerst in de keuzehulp zakelijke kilometers declareren.

Eenmanszaak of vof: zo boek je je kilometers

1. Maak een rapport van je ritten over de periode die je wilt boeken: een maand, een kwartaal of een jaar. Bovenaan staan je zakelijke kilometers en het bedrag.
2. Voeg in Moneybird een bon toe en gebruik het pdf-rapport als het bestand van die bon, door het te uploaden of naar je Moneybird-inbox te mailen. Dan zit je onderbouwing aan de boeking vast.
3. Vul de bon in. Contact: jijzelf. Kenmerk: bijvoorbeeld Gereden kilometers september 2026.
4. Zet één regel op de bon: bij aantal je zakelijke kilometers, bij bedrag € 0,25, als categorie je rekening voor reis- of autokosten, en als btw-tarief geen btw.
5. Registreer de betaling op je privérekening. Er gaat meestal geen geld over en weer: je legt vast dat de zaak jouw auto heeft gebruikt. In Moneybird heet die rekening bij een eenmanszaak of vof Privé (kapitaal), met je naam erbij; je maakt hem aan via Instellingen, Bank, Rekeningen. Maak je het bedrag wel over van je zakelijke naar je privérekening, koppel dan die banktransactie aan de bon.

Het resultaat is hetzelfde als een memoriaalboeking: de kosten gaan omhoog, en het bedrag staat als storting op je privérekening. Je winst wordt lager, en daar gaat het om.

Bv: kilometers declareren als dga

Als dga ben je in loondienst van je eigen bv. Je declareert je kilometers dus bij de bv, en die vergoedt ze tot € 0,25 per kilometer onbelast.

1. Maak een rapport van je ritten over de periode.
2. Voeg in de administratie van je bv een bon toe met het rapport als bestand, met jezelf als contact en als kenmerk bijvoorbeeld Kilometerdeclaratie september 2026.
3. Eén regel: je zakelijke kilometers × € 0,25, als categorie reiskosten, zonder btw.
4. Laat de bv het bedrag overmaken naar je privérekening en koppel die banktransactie aan de bon. Verreken je het liever via je rekening-courant met de bv, registreer de betaling dan op die rekening; in Moneybird heet hij RC met je naam erbij.

Voor de bv is het een aftrekbare kostenpost, voor jou is het onbelast, zolang het niet boven de € 0,25 per kilometer uitkomt. Wat daarboven zit, is loon.

Liever een memoriaalboeking?

Dat kan ook. Boek het totaal op je kostenrekening voor reis- of autokosten, en zet hetzelfde bedrag aan de andere kant op je privérekening (eenmanszaak) of je rekening-courant (bv). Het cijfer is hetzelfde. Een bon heeft wel twee voordelen: het rapport hangt er meteen aan, en de post staat tussen je andere uitgaven in plaats van in een lijst met correcties.

Wat vaak misgaat

• Tankbonnen van je privéauto ook als kosten boeken. Dat is dubbel: brandstof, verzekering, onderhoud, parkeren en tol zitten al in de € 0,25.
• Het btw-tarief op 21 procent laten staan. Op een kilometervergoeding zit geen btw, dus je kunt er ook geen aftrekken.
• Een rond getal zonder ritten eronder. Moneybird bewaart je boeking, niet je ritten. Zonder rittenregistratie is de post bij een controle niet te onderbouwen.
• Meer dan € 0,25 rekenen. Als ondernemer trek je precies € 0,25 af; bij een bv is het meerdere loon.
• Doorberekende kilometers verwarren met je eigen aftrek. Kilometers die je aan een klant factureert, zijn een regel op je verkoopfactuur, met btw. Dat staat los van deze bon.

De app en Moneybird samen

Er is geen directe koppeling tussen de app en Moneybird. Dat is ook niet nodig: de app maakt per maand, kwartaal of jaar een rapport als pdf, csv of json. De pdf gebruik je als bestand bij de bon; de csv is handig als je boekhouder de ritten zelf wil nalopen. Het rapport laat ook zien of je tellerstanden sluiten, en dat is wat een controleur als eerste bekijkt.

Bij de btw is woon-werk privé, ook als je privéauto voor de inkomstenbelasting zakelijk rijdt. Wil je de btw op brandstof voor het zakelijke deel terugvragen, dan heb je dat onderscheid nodig; de app houdt woon-werk daarom apart. Vraag je boekhouder hoe hij die btw in Moneybird verwerkt wil zien.

Dit is algemene uitleg en geen belastingadvies. Tarieven veranderen en jouw situatie kan afwijken. Twijfel je, leg het dan voor aan je boekhouder of kijk op belastingdienst.nl.

Vragen die vaker langskomen

Verder lezen

• Hoe declareer je zakelijke kilometers?
• Rittenregistratie in Excel: waarom dat zelden standhoudt
• Kilometervergoeding 2026: € 0,25 per kilometer