Wat moet er in een sluitende rittenregistratie?
Bijgewerkt op 22 september 2026
De eisen van de Belastingdienst aan een kilometeradministratie, waarom het woord sluitend het belangrijkste is, en waar het in de praktijk misgaat.
Een rittenregistratie is pas bewijs als hij sluitend is. Dat woord doet al het werk: de tellerstanden moeten op elkaar aansluiten, zodat er geen kilometer onverklaard blijft.
De eisen per rit
De Belastingdienst wil per rit weten:
- de datum
- de begin- en eindstand van de kilometerteller
- het vertrek- en aankomstadres
- de gereden route, als die afwijkt van de gebruikelijke
- of de rit zakelijk of privé was, en bij zakelijk het doel
Daarnaast hoort het kenteken van de auto erbij, en bij meerdere auto's een aparte reeks per auto.
Waarom sluitend het zwaarst weegt
Het einde van de ene rit is het begin van de volgende. Zit daar een gat, dan is er een stuk gereden dat nergens staat, en dan kan de inspecteur de hele administratie terzijde schuiven. Niet alleen de rit met het gat: de hele administratie. Dat is het risico dat mensen onderschatten.
Daarom is een app die zelf meet veiliger dan een boekje. Een boekje vergeet je; de teller loopt door.
Waar het in de praktijk misgaat
- De vergeten privérit. Even naar de supermarkt telt ook. Laat je die weg, dan klopt de reeks niet meer.
- Achteraf invullen. Een registratie die maanden later in één zitting is opgeschreven, is herkenbaar en verdacht. Leg vast op het moment zelf.
- Afronden. Steeds ronde getallen van 20 of 25 kilometer is een rode vlag.
- Een tweede bestuurder. Rijdt je partner ook in de auto, dan horen die kilometers er ook in.
Mag je achteraf iets aanpassen?
Ja, een fout moet je kunnen herstellen. Maar de wijziging hoort zichtbaar te blijven. Een administratie waarin je spoorloos kunt rommelen is minder waard dan een waarin elke correctie is vastgelegd met de oude en de nieuwe waarde.
In Duitsland is dat zelfs een harde eis voor een ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. In Nederland is het geen wettelijke eis, maar bij een controle is het je sterkste papier.
Dit is algemene uitleg en geen belastingadvies. Tarieven veranderen en jouw situatie kan afwijken. Twijfel je, leg het dan voor aan je boekhouder of kijk op belastingdienst.nl.
Vragen die vaker langskomen
Hoe lang moet ik de registratie bewaren?
Zeven jaar, de gewone bewaartermijn voor je administratie. Bij een auto van de zaak kijkt de Belastingdienst in de praktijk vaak terug over meerdere jaren tegelijk.
Is een app genoeg, of moet het op papier?
Een app is genoeg, zolang de gegevens compleet zijn en niet ongemerkt te wijzigen. De vorm is vrij, de inhoud niet.