Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: was das Finanzamt verlangt
Stand 22. September 2026
Zeitnah, geschlossen und nachträglich nicht veränderbar. Was hinter diesen drei Wörtern steckt und warum eine Excel-Tabelle regelmäßig durchfällt.
Ein Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn es zeitnah geführt, geschlossen und nachträglich nicht veränderbar ist. Fehlt eine dieser Eigenschaften, verwirft das Finanzamt es in aller Regel komplett.
Was hineingehört
Bei dienstlichen Fahrten je Fahrt:
- Datum
- Kilometerstand zu Beginn und am Ende
- Reiseziel, und die Route, wenn sie vom üblichen Weg abweicht
- Reisezweck und der aufgesuchte Geschäftspartner
Bei privaten Fahrten genügen die Kilometerangaben, beim Weg zur Arbeit ein kurzer Vermerk.
Warum geschlossen das Wichtigste ist
Der Kilometerstand am Ende einer Fahrt ist der Anfang der nächsten. Eine Lücke bedeutet, dass Kilometer gefahren wurden, die nirgends stehen. Dann ist nicht nur diese eine Fahrt angreifbar, sondern das gesamte Fahrtenbuch, auch wenn der Rest stimmt.
Warum Excel durchfällt
In einer Tabellenkalkulation lässt sich jede Zelle spurlos ändern. Genau deshalb erkennt das Finanzamt ein Excel-Fahrtenbuch nach ständiger Rechtsprechung nicht an. Eine App, die jede spätere Korrektur mit altem und neuem Wert protokolliert, erfüllt diese Anforderung dagegen.
Dies ist eine allgemeine Erläuterung und keine Steuerberatung. Sätze ändern sich und Ihre Lage kann abweichen. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater oder das Finanzamt.
Häufige Fragen
Reicht ein Fahrtenbuch für einen Teil des Jahres?
Nein. Für den geldwerten Vorteil beim Dienstwagen muss es das ganze Jahr umfassen. Ein Wechsel zwischen Pauschale und Fahrtenbuch mitten im Jahr ist nicht zulässig.
Muss der Geschäftspartner mit Namen genannt werden?
Ja, bei dienstlichen Fahrten. „Kundenbesuch“ allein genügt nicht, der aufgesuchte Partner gehört dazu.